Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

7 công việc quan trọng cần lưu ý để tổ chức sự kiện thành công

Tổ chức sự kiện là một công tác vô cùng quan trọng trong tiến trình quảng bá thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp. Một chương trình sự kiện thành công không chỉ ở buổi diễn ra chương trình mà còn kéo dài trước và sau khi tổ chức. Bởi thế, người chịu trách nhiệm quản lí phải luôn sẵn sàng tinh thần và dự trù các giải pháp để giải quyết những tình huống bất ngờ nhất phải luôn sẵn sàng tinh thần. Có 7 công việc quan trọng cần lưu ý để tổ chức sự kiện thành công.

1. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.
VD: Thử tượng tượng một sự kiện về công nghệ thông tin lại toàn những quý bà, quý cô đang muốn tìm nơi mua sắm, bạn sẽ thấy kì cục đến mức nào?!? Phải biết khách hàng của bạn là ai để tạo ra một chủ đề phù hợp và xuyên suốt sự kiện.

2. Tạo ý nghĩa cho sự kiện.

Đừng vội vàng tung ngay sản phẩm hay dịch vụ. Hãy từ tốn hướng dẫn họ, cung cấp mọi thông tin cần thiết thực sự có ý nghĩa và giá trị trước khi thực hiện hoạt động bán hàng.

3. Sự kiện phải gây được ấn tượng.

Trong điều kiện ngân sách cho phép, đừng ngại tạo sự độc đáo, thu hút cho sự kiện. Tầm ảnh hưởng của sự kiện càng rộng, càng có ích cho doanh nghiệp bạn.

4. Sử dụng một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Vẫn biết tự các doanh nghiệp cũng có thể tự lực tổ chức, tuy nhiên, nếu thấy không ổn về vấn đề nào đó, hoặc không đo lường được hiệu quả truyền thông của sự kiện, hãy nhờ đến một công ty uy tín để có thể quản lí qui trình của sự kiện và có khả năng lặp lại bao nhiêu lần chào hàng sản phấm đến khách hàng một cách có hiệu quả.

5. Quảng bá cho sự kiện.

Doanh nghiệp bạn đầu tư chi phí khủng, thuê địa điểm thuộc hạng sang, lên kế hoạch chương trình vô cùng chi tiết, trang hoàng nơi tổ chức sự kiện thật lộng lẫy nhưng không ai biết đến, điều này thật khủng khiếp. Luôn ghi nhớ là sự nhận diện cao, đúng lúc, đúng nơi, đúng đối tượng, sự kiện càng thành công và đạt được mục tiêu ban đầu bạn đề ra.

6. Đừng quên liên tục tạo lập các mối quan hệ xung quanh.

Mục đích chính củả tổ chức sự kiện là bạn có thể tạo mối quan hệ với những người được mời một cách trực tiếp. Hãy để cho họ cảm thấy được chào đón và trân trọng và khả năng họ trở thành những khách hàng tiềm năng trong tương lai là rất cao.

7. Giữ gìn mối quan hệ sau sự kiện.

Một email cảm ơn sự có mặt của khách mời có lẽ là sự lựa chọn đúng đắn trong trường hợp này. Đồng thời hãy nhớ hỏi ý kiến của họ về sự kiện, ý kiến của họ sẽ là những lời khuyên hữu ích cho kinh nghiệm tổ chức sự kiện của bạn.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện hiệu quả …

Thiết lập mục tiêu là một trong những việc hết sức quan trọng cần phải làm để buổi tổ chức sự kiện của bạn trở nên thành công như mong đợi và tạo sự khác biệt so với những sự kiện khác. Muốn vậy, bạn cần thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện một cách cụ thể, khả thi và thiết thực. Dưới đây là một vài yếu tố cơ bản thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện hiệu quả...

Đặt câu hỏi khi bắt đầu “ Tại sao có sự kiện này”

Các event manager luôn luôn đặt câu hỏi rằng: “Tại sao lại có sự kiện này?” Một khi đã có những lý do rõ ràng cho việc tổ chức sự kiện, bạn có thể sử dụng chúng vào việc lập mục tiêu tổ chức event. Những mục tiêu này sẽ kiểm soát cái bạn đang làm, và sẽ đảm bảo rằng bạn biết làm thế nào để đến nơi bạn định đến.

Nhưng không phải chỉ riêng bạn, điều quan trọng là tất cả thành viên trong team của bạn, những nhà thầu, nhà cung cấp cũng phải biết lý do để tổ chức sự kiện và cái mà bạn đang cố gắng để đạt được. Có mục tiêu làm event sẽ giúp định hình rõ ràng và chính xác những việc cần làm Mục tiêu là công cụ hữu dụng nhất cho việc đánh giá.

Nếu bạn muốn đo lường hiệu suất công việc của bạn, điều đó chỉ có thể thực hiện khi đầu tiên bạn đã lập mục tiêu. Nếu bạn không có mục tiêu thì bạn sẽ so sánh bằng cái gì đây? Bởi vì sau mỗi event bạn có thể quay lại xem xét chúng, thay đổi chúng phù hợp cho những event sau này, như vậy thì bạn, event của bạn và công ty của bạn mới có thể tiếp tục phát triển.

Mục tiêu là đích đến của mỗi sự kiện. Lập mục tiêu tổ chức event thường được xem là phí thời gian, đặc biệt là trong một lĩnh vực phát triển, thay đổi nhanh, năng động và sáng tạo như tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, những mục tiêu này sẽ giúp event của bạn chạy đúng đường ray.

Đặt câu hỏi khi đưa ra ý tưởng mới : Nó có phù hợp với mục tiêu của sự kiện không”

Mỗi lần bạn đạt đến một đoạn đường chéo trong quá trình hoạch định event, mỗi lần bạn nghĩ ra một ý tưởng mới hay một gợi ý mới, bạn nên tự hỏi “Nó có phù hợp với mục tiêu của sự kiện không?” Nếu hoạt động hay ý tưởng mới đó có thể giúp bạn đạt được mục tiêu tổ chức sự kiện của mình, điều đó sẽ thật tuyệt, nhưng nếu không, vấn đề sẽ là gì?

Nếu bạn chấp nhận mọi ý tưởng hay gợi ý nào mà không có sự kiểm tra, rà soát lại, bạn sẽ gặp phải rủi ro là sự kiện của bạn sẽ là một tập hợp nhiều những hoạt động khác nhau hơn là một dòng chảy sự kiện đơn lẻ có tính liên tục và kết hợp chặt chẽ.

Đảm bảo mục tiêu được truyền đạt đến đội tổ chức sự kiện

Mục tiêu là động lực thúc đẩy event team làm việc. Khi đặt mục tiêu, hãy nhớ rằng đó là động lực của cả team. Và một khi mục tiêu đã được đặt ra thì bạn nên đảm bảo rằng chúng được truyền đạt đến tất cả những người tham gia quy trình lập kế hoạch và quản lý của sự kiện.

Điều này sẽ giúp những người trong tổ chức của bạn giữ tập trung và không xoay ra khỏi những lý do chính để tổ chức sự kiện. Lập mục tiêu cho những mảng công việc khác nhau sẽ cung cấp một bản đồ đường đi tới một sự kiện thành công.

Đánh giá công việc trọng tâm của buổi tổ chức sự kiện

Trong suốt quá trình lập kế hoạch, bạn có thể xem nhanh phần công việc nào cần được tập trung hơn (ví dụ doanh số bán vé thấp có nghĩa cần tập trung hơn vào vé) hay phần việc nào gần với mục tiêu hơn. Một khi một mục tiêu đã đạt được, một mục tiêu mới cần được thiết lập ngay sau đó để duy trì tốc độ và động lực của team tổ chức sự kiện.

Đánh giá thành công của một sự kiện

Thành công của một event trong tương lai: Khi bạn cố gắng đánh giá những event của mình, bạn sẽ đo lường sự thành công đó dựa vào những mục tiêu đã được thiết lập, nếu không có bất kỳ mục tiêu nào, làm sao bạn có thể đo lường đây? Những mục tiêu này có thể áp dụng cho cá nhân, cho đội ngũ quản lý sự kiện, cho sự kiện hoặc cho các doanh nghiệp.

Ví dụ, bạn có thể lập mục tiêu tổ chức event là bán được 100 vé. Nếu chỉ có 90 vé được bán thì bạn đã thất bại trong việc đạt mục tiêu và bạn cần phải họp tổng kết tìm hiểu lý do tại sao. Nếu bạn bán 110 vé thì bạn đã vượt mục tiêu, nhưng vẫn phải họp nhóm để tìm ra nguyên nhân.

Tổng kết, đánh giá và so sánh kết quả của sự kiện hoàn thành với mục tiêu trước đó

Một khi event kết thúc, bạn nên xem lại và đánh giá các mục tiêu tổ chức sự kiện đặt ra trước đây. Khi đó sự chênh lệch giữa hiệu suất của bạn và những mục tiêu này sẽ cho thấy bạn đã làm như thế nào và bạn đã muốn làm như thế nào. Sẽ chưa đủ nếu như bạn chỉ xem điều bạn đã làm được và chưa làm được đáp ứng mục tiêu hay không, mà bạn còn phải xem xét lý do tại sao vì ở đây bạn có thể học được những bài học để hướng tới tương lai.

Những lý do hợp lý nên được xem xét cẩn thận và lưu ý cho các event tương tự tiếp theo. Nếu bỏ qua điều này, rủi ro sẽ là các sự kiện, các nhân viên hoặc công ty sẽ tiếp tục mắc phải, không bao giờ sửa được lỗi đó, từ năm này qua năm khác, từ sự kiện này qua sự kiện khác.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Công ty Netmedia tổ chức sự kiện “ Đêm Gala Doanh Nhân Quảng Ninh 2013”

Tối ngày 17/10/2013 tại trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh Quảng Ninh đã diễn ra sự kiện “Gala Doanh Nhân – Lễ trao tặng bảng vàng lưu danh doanh nhân Quảng Ninh 2013 do Netmedia đứng ra tổ chức.

Nhân kỉ niệm 50 năm thành lập tỉnh Quảng Ninh và ngày doanh nhân Việt Nam 13/10, Được sự chỉ đạo của UBND tỉnh; Công ty CP Netmedia, Liên Minh HTX – DNNQD, Hiệp hội Doanh nghiệp tỉnh đã phối hợp tổ chức chương trình với mục đích ghi nhận, biểu dương và tôn vinh những doanh nhân đã có đóng góp cho sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Quảng Ninh trong những năm vừa qua.

Ông Cao Sỹ Kiêm, Ủy viên Ủy ban Kinh tế Quốc hội - Chủ tịch Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam; Ông Nguyễn Đức Long Phó bí thư tỉnh ủy, chủ tịch HĐND tỉnh Quảng Ninh l trao hoa và bảng vàng lưu danh cho các doanh nhân tiêu biểu

Tham dự chương trình có Ông Cao Sỹ Kiêm - Ủy viên ủy ban Kinh tế Quốc Hội – Chủ tịch Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, Lãnh đạo tỉnh, Đại diện các sở ban Ngành và hơn 600 doanh nhân của tỉnh Quảng Ninh.

Trong chương trình, lãnh đạo tỉnh Quảng Ninh đã trao tặng bảng vàng lưu danh cho hơn 100 doanh nhân xuất sắc tiêu biểu vì những đóng góp trong những năm vừa qua.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

7 công việc quan trọng cần lưu ý để tổ chức sự kiện thành công

1. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.

2. Tạo ý nghĩa cho sự kiện.

3. Sự kiện phải gây được ấn tượng.

4. Sử dụng một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

5. Quảng bá cho sự kiện.

6. Đừng quên liên tục tạo lập các mối quan hệ xung quanh.

7. Giữ gìn mối quan hệ sau sự kiện.

Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện hiệu quả …

Đặt câu hỏi khi bắt đầu “ Tại sao có sự kiện này”

Đặt câu hỏi khi đưa ra ý tưởng mới : Nó có phù hợp với mục tiêu của sự kiện không”

Đảm bảo mục tiêu được truyền đạt đến đội tổ chức sự kiện

Đánh giá công việc trọng tâm của buổi tổ chức sự kiện

Đánh giá thành công của một sự kiện

Tổng kết, đánh giá và so sánh kết quả của sự kiện hoàn thành với mục tiêu trước đó

Công ty Netmedia tổ chức sự kiện “ Đêm Gala Doanh Nhân Quảng Ninh 2013”

Trang liên kết

On Google+

On Twitter

Tổ chức sự kiện on Facebook

Blog Archive