Khi nào cần tổ chức sự kiện ?

Tổ chức sự kiện ngày nay không còn xa lạ với mỗi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đã nhận thức được hiệu quả của tổ chức sự kiện trong việc quảng bá thương hiệu và tăng doanh số bán hàng. Netmedia xin chia sẻ tới các bạn các dịp cần thiết để tổ chức sự kiện.

Khai trương là một lí do tốt nhất để tổ chức sự kiện

Để có tác dụng tốt, bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn gửi đển khách hàng, đó là: ”Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”. Bạn phải làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương.

Nên tránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làm sáng tạo. Chẳng hạn, nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, bạn có thể dùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ khai trương. Hay để cho buổi lễ khai trương thêm phần ấn tượng, bạn có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tải tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho những người đến dự. Ngoài ra, bạn cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ và cảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh nhật.

Giới thiệu sản phẩm mới luôn đi kèm tổ chức sự kiện

Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, bạn không nên để những chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính của bạn là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ. Nói một cách khác, những chương trình giải trí và biểu diễn chỉ là những “chất xúc tác” còn sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn vẫn là phần “cốt lõi”. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới.

Các kỳ nghỉ, các ngày lễ

Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến…đều là những dịp rất tốt để bạn tổ chức các sự kiện đặc biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải xây dựng được những chương trình độc đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà bạn muốn gửi gắm đến khách hàng.

Sự xuất hiện của những người nổi tiếng

Làm việc với những người nổi tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị của bạn. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là cần phải nghiên cứu kỹ lịch trình làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của công ty bạn hay không. Nên đối xử với những người nổi tiếng theo một tác phong “chuyên nghiệp” và nên báo cho họ biết trước chương trình chi tiết. Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, bạn cũng phải xác định xem đối tượng khách hàng mà bạn muốn thu hút là ai, bạn muốn đưa tin về sự kiện xuất hiện của các nhân vật này trên các phương tiện truyền thông nào và bạn muốn tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng.

Đồng tài trợ

Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, bạn còn có thể tham gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác, tài trợ cho các chương trình thi đấu thể thao, hội họp…Nhưng nên nhớ rằng, không phải chương trình nào cũng đều thích hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Việc hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty bạn và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Kỷ niệm thành lập – cơ hội tốt để tổ chức sự kiện

Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và bạn nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp để bạn mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ.

Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi

Thực tế cho thấy, các trò chơi và các cuộc thi là những sự kiện gây được khá nhiều sự chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, những chương trình này chỉ có tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là, bạn phải chứng minh được tính chuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi. Mọi người cần phải được thông báo, hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọn lựa, đánh giá và trao giải thưởng. Và một điều quan trọng là nếu bạn đã hứa hẹn có những giải thưởng nào thi phải giữ đúng lời hứa.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện hội thảo và kế hoạch cụ thể

Tổ chức sự kiện và kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp

Tổ chức sự kiện thành công ngay từ lần đầu gặp gỡ khách hàng

Event planner và những hiểu biết trong nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và giải pháp cho yếu tố âm thanh

Nguồn: netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện hội thảo và kế hoạch chương trình

Tổ chức sự kiện hội thảo và kế hoạch chương trình

1. Xác mục đích tổ chức sự kiện

- Khán giả là ai?
- Chủ đề của hội thảo là gì?
- Tổ chức ở đâu?
- Tại sao mọi người sẽ tham dự?
- Lịch trình của hội thảo là gì?

2. Làm rõ các thông tin cần thiết

- Hồ sơ sự kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa chỉ liên lạc, vv)
- Người chịu trách nhiệm chính /thông tin liên lạc
- Thông tin liên lạc của các nhà cung cấp (suppliers)
- Thông tin/hồ sơ người tham dự
- Không gian cần thiết (ví dụ khu vực trung tâm, sức chứa khoảng 700 người,...) - xem thêm: Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
- Thực phẩm và nước uống
- Yêu cầu về Âm thanh ánh sáng
- Vận chuyển/thi công

3. Phác thảo các nhu cầu của chương trình

- Thời gian khả thi cho sự kiện (ví dụ cuối tuần, giữa tháng,...)
- Số người tham dự
- Phong cách thiết lập phòng (bàn ghế dạng lớp học, dạng nhà hát, hay chữ U,..)
- Thời lượng của sự kiện (bao gồm thời gian thi công trước và tháo dỡ sau sự kiện)
- Các yêu cầu về thực phẩm và nước giải khát - Xem thêm: Vấn đề phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện
- Các nhu cầu về âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả màn hình, mics, vv.)

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo hiệu quả

Xác định không gian cần thiết cho hội thảo và cả phong cách thiết lập phòng hội thảo

 4. Về truyền thông, quà tặng

- Mời các phóng viên, nhà báo
- Thiết kế thiệp mời cho khách
- In ấn các tài liệu và hạng mục cơ bản
- Quà tặng khách mời, trò chơi cho sự kiện và phân công người bảo vệ quà tặng. 

- Xem thêm: Quà tặng trong tổ chức sự kiện
- Bản tên BTC
- Các bảng hướng dẫn, chỉ đường

5. Về diễn giả, khách mời sự kiện

- Xác định diễn giả
- Bài thuyết trình của họ
- Yêu cầu thêm của họ về set up, âm thanh,...
- Công cụ đếm người tham dự
- Bảng khảo sát ý kiến người tham dự 

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện và kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp

Tổ chức sự kiện thành công ngay từ lần đầu gặp gỡ khách hàng

Event planner và những hiểu biết trong nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và giải pháp cho yếu tố âm thanh

Tổ chức sự kiện và giải pháp đối phó với yếu tố thời tiết

Nguồn: netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện và kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp

Tổ chức sự kiện và kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp

Trong quá trình Tổ chức sự kiện, chúng ta tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ (suppliers), có những đơn vị hợp tác được nhưng cũng có các đơn vị chúng ta không hợp tác vì nhiều lý do. Tuy nhiên, để lựa chọn được những suppliers tốt và hợp tác hiệu quả, người làm sự kiện cũng nên lưu ý một số điều.

1. Có những yêu cầu rõ ràng trong quá trình tổ chức sự kiện

Các angency thường than vãn rằng chất lượng phục vụ của suppliers quá kém nhưng đôi khi không thử xem lại cách đưa ra yêu cầu của mình. Tâm lý mình cũng là khách hàng trong mối quan hệ Client – Agency – Suppliers và khi khách hàng của chúng ta có những đòi hỏi phi lý thì ta cũng mang áp xuống với suppliers yêu cầu họ thực hiện.
Trong trường hợp những yêu cầu từ phía khách hàng không khả thi, là người thực hiện chính, chúng ta nên tham khảo ý kiến từ phía suppliers và cùng họ tìm ra giải pháp thích hợp để vừa thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, và trong khả năng có thể thực hiện được chứ không phải là đưa ra một danh sách yêu cầu và khi không nhận được phản hồi tích cực từ nhà cung cấp thì than phiền về họ.

2. Đề nghị suppliers chứng minh năng lực

Để tránh việc sử dụng một nhà cung cấp không đủ năng lực cung cấp cho sự kiện của mình, chúng ta cần yêu cầu họ chứng minh năng lực. Nếu có kiến thức về các trang thiết bị, dịch vụ được cung cấp thì rất tốt, bạn có thể hỏi họ vài câu về chuyên môn như “Diện tích tổ chức khoảng 2000m2 ngoài trời anh sử dụng khoảng bao nhiêu loa thùng, công suất thế nào?”, nhưng không có thì cũng không sao. Bạn cần chuẩn bị một vài câu hỏi để giúp xác định được có đúng là suppliers đã cung cấp dịch vụ cho sự kiện X, Y, Z hay không như: Sự kiện do đơn vị nào thực hiện, Ai là người phụ trách chính của sự kiện đó. Chuyên sâu hơn, có thể hỏi họ: Trong quá trình cung cấp dịch vụ cho sự kiện có rắc rối nào xảy ra không, anh/chị đã xử lý thế nào?...để xác định được kinh nghiệm tổ chức của họ.
Một số suppliers không nhiều kinh nghiêm nhưng họ khá chu đáo, có phương án backup thì chúng ta cũng nên xem xét các yếu tố khác như trang thiết bị của họ còn mới và phục vụ tận tình,...

3. Lập hợp đồng với những điều khoản cụ thể

Để tránh tranh cãi về trách nhiệm khi có rắc rối xảy ra và cụ thể hóa công việc của suppliers, bạn nên có bản hợp đồng với các điều khoản rõ ràng với họ. Trong quá trình thực hiện sự kiện, cả 2 phía sẽ cùng bám sát và thực hiện theo bản hợp đồng này.

4. Có phương án backup riêng

Kể cả khi mọi thứ đã lên kế hoạch và xem như chắc chắn thì vẫn…không có gì là chắc chắn.
Kinh nghiệm của người viết trong một lần thuê agency là trong một sự kiện ngoài trời khi thời tiết bỗng chuyển biến xấu trong ngày hôm trước khi sự kiện diễn ra dù đã lường trước nên gọi đến 3 agency nhưng cuối cùng vẫn không thể set up trong đêm do có vài event trùng vào thời điểm đó và mỗi suppliers một lý do: quân chia đi hết không rút về được, sau khi tháo dỡ event trước nhân sự quá kiệt sức không thể set up mới và vật dụng hiện tại không đủ để set up do khung gãy, dù rách,…Dù cuối cùng thì mọi việc vẫn phải diễn ra và cũng ổn thỏa nhưng bài học xương máu là luôn có phương án back up về suppliers của riêng mình.

5. Hợp tác trên tinh thần tôn trọng

Mọi sự hợp tác đều nên dựa trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau vì biết đâu có lúc ta cần họ. Nếu không thể làm việc với nhau lần này còn có những lần sau. Gần đây, trên một diễn đàn uy tín dành cho người làm sự kiện có một vụ “tố xấu” của một agency với một nhà cung cấp bong bóng nghệ thuật. Sự việc được nhìn dưới nhiều khía cạnh khác nhau, người thì bảo supplier sai, người thì bảo agency phải xem lại thái độ đưa ra yêu cầu,…Bên cạnh đó, nhà cung cấp lại post lên fanpage những lời lẽ công kích để cho các agency thấy được.
Cách cư xử hợp lý là nhà cung cấp khi biết thông tin, nên có người đại diện vào để đưa ra ý kiến hoặc giải thích, làm rõ không chỉ với người bức xúc đang viết bài kia mà để mọi người có cái nhìn đầy đủ và thiện cảm hơn đối với họ chứ không đánh giá qua bài viết một chiều. Bên cạnh đó, agency khi không hợp tác được với supplier cũng cần tìm hiểu nguyên nhân vì sao họ không cung cấp cho mình (không phải đối tượng khách hàng của họ, yêu cầu vượt khả năng đáp ứng,…) trước khi bêu riếu họ trước cả một cộng đồng làm event để hạ thấp uy tín của họ.

TAGS: to chuc su kien | công ty sự kiện

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện thành công ngay từ lần đầu gặp gỡ khách hàng

Event planner và những hiểu biết trong nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và giải pháp cho yếu tố âm thanh

Tổ chức sự kiện và giải pháp đối phó với yếu tố thời tiết

Tổ chức sự kiện và những rắc rối phát sinh

Nguồn: netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện thành công ngay từ lần đầu gặp gỡ khách hàng

Tổ chức sự kiện có thể thành công ngoài mong đợi nếu bạn quan tâm đến từng chi tiết nhỏ nhất. Đặc biệt là với khách hàng, hãy lưu ý những điểm dưới đây để tổ chức sự kiện thành công ngay từ lần đầu gặp gỡ khách hàng.

Đúng giờ là nguyên tắc số 1

Dù trong bất cứ trường hợp nào nhân viên tổ chức sự kiện cũng không bao giờ để khách hàng phải chờ đợi. Luôn luôn chào đón các khách hàng khi họ đến và tiễn họ ra tận cửa khi họ ra về.

Không làm việc riêng

Không bao giờ trả lời điện thoại hoặc email trong cuộc họp. Điều này thường không dễ dàng, đặc biệt với những người bận rộn và phải chạy nhiều chương trình sự kiện. Cho nên, tốt hơn để điện thoại chuyển sang chế độ im lặng.

Khách hàng cũng là bạn hàng là đối tác tốt

Hãy đối xử với tất cả các khách hàng như thể họ là khách trong nhà của bạn. Mời họ một tách cà phê, trà hay bánh ngọt. Tuỳ thuộc vào thời gian trong ngày, bạn thậm chí có thể mời họ một ly rượu vang

Nắm rõ thông tin cần trao đổi

Ngay cả khi bạn đã nói chuyện với khách rất cụ thể về sự kiện qua điện thoại nhưng hãy hỏi thật kỹ về các phần hậu cần liên quan đến sự kiện, những điều khách hàng thích và không thích. Trong suốt cuộc họp hãy tập trung giữ sự chú ý của họ. Đây là thời gian để bạn nắm bắt và hiểu rõ cái mà họ cần hay muốn trong sự kiện của mình.
Nếu sự kiện là tổ chức đám cưới, hãy tìm hiểu xem đám cưới trong mơ của họ là như thế nào? Khi họ trả lời, cũng là lúc cảm hứng đến với bạn.
Thật lý tưởng, nếu bạn nhận được một số thông tin vững chắc về sự kiện của khách hàng trong lần trao đổi qua điện thoại. Bởi nếu thế, bạn có thể chuẩn bị thật kỹ để đưa cho họ bản thuyết trình về công việc và dịch vụ bạn sẽ cung cấp trong lần gặp này.
Hãy luôn luôn giả định rằng khách hàng tiểm năng của bạn không kiên nhẫn. Hầu hết sẽ như vậy. Cho nên phải trình bày thật ngắn gọn và súc tích, không quá 5 phút, sẽ giúp bạn ghi điểm.

Thấu hiểu tâm lý khách hàng

Học cách đọc các phản ứng của người khác. Nếu họ không nhiệt tình, hãy tìm những hình ảnh khác cho họ xem. Hãy chắc chắn bạn giải thích rõ ràng và nếu bạn nhận thấy họ không quan tâm, thì điều đầu tiên và quan trọng nhất là phải tạo ra thứ gì đó mới mẻ và thú vị để lôi cuốn họ. Cho nên, bạn luôn phải chuẩn bị các lựa chọn cũng như các phương án dự phòng.

Đưa ra cam kết và cảm ơn

Cuối cùng nhưng khá quan trọng là chi phí cho sự kiện. Nếu có thể, hãy làm những cam kết bằng lời nói liên quan đến chi phí. Và bạn sẽ nhanh chóng gửi cho họ bảng báo giá chính xác nhất. Quan trọng hơn là phải cụ thể về thời gian: chẳng hạn, bạn sẽ giao cho họ chậm nhất là vào ngày mai.
Đừng quên gửi một email cảm ơn hoặc thậm chí một món quà nhỏ sau buổi gặp mặt lần đầu. Hãy viết rằng bạn rất vui khi gặp gỡ và trao đổi với họ, và rằng bạn muốn có cơ hội cũng như tự tin sẽ làm tốt sự kiện này.

TAGS:to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Bài viết liên quan:

Event planner và những hiểu biết trong nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và giải pháp cho yếu tố âm thanh

Tổ chức sự kiện và giải pháp đối phó với yếu tố thời tiết

Tổ chức sự kiện và những rắc rối phát sinh

Đi tìm ý tưởng tổ chức sự kiện

Nguồn: netmedia.com.vn

Event planner và những hiểu biết trong nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là lĩnh vực mà bạn đam mê và mong muốn thành công. Khi tìm hiểu về lĩnh vực này, bạn đã từng nghe về Event planner. Vậy đã bao giờ bạn tìm hiểu Event planner trong 1 ê-kip tổ chức sự kiện và những hiểu biết để trở thành Event planner thực thụ? 

Event planner  là người lên kế hoạch và quản lý tiến độ cho toàn bộ sự kiện, trong một vài sự kiện thì event planner còn được xem như người quản lý dự án (project manager). Theo một điều tra của bộ lao động Hoa Kì thì chính phủ nước này xếp nghề này dưới tên Meeting and Convention Planner (Nhân viên hoạch định các cuộc họp và hội nghị), điều đó cho thấy đây được xem là một nghề thật sự. Bộ lao động Hoa Kì định nghĩa nghề này như sau:

Các cuộc họp và hội nghị có mục đích là mang mọi người đến cùng nhau với một mục tiêu gì đó, thì người event planner phải đảm bảo sự kiện đạt được mục đích này. Người event planner phải thực hiện mọi chi tiết của hội nghị từ diễn giả, địa điểm cho đến các tài liệu in ấn trong hội nghị và thiết bị âm thanh.

Event planner theo nghĩa rộng hơn, ngoài việc tổ chức các hội nghị thì còn tổ chức những loại sự kiện khác cho công ty hay khách hàng. Người event planner tạo nên những chương trình với mục đích, thông điệp mà công ty hay khách hàng muốn truyền tải.

Event planner là người phải làm việc nhiều giờ liên tục và thường phải làm việc ngoài giờ hành chính để lên kế hoạch và thực hiện tất cả các chi tiết của nhiều loại sự kiện khác nhau như hội thảo, họp báo, hội nghị, triển lãm thương mại, các chương trình gắn kết nhân viên và nhiều chương trình khác nữa.

Kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện thành công

Khả năng diễn đạt bằng ngôn ngữ viết và nói.

Tổ chức và quản lý thời gian.

Quản lý dự án và làm nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

Làm việc cá nhân và làm việc nhóm.

Chú trọng chi tiết nhỏ và deadline.

Bình tĩnh dưới áp lực lớn.

Đàm phán.

Quản lý ngân sách.

Quản lý nhân viên.

Marketing và quan hệ công chúng.

Kỹ năng giao tiếp với tất cả các cấp quản lý.

Kiến thức về tổ chức sự kiện

Địa điểm.

Cách phục vụ (người tham dự)

Sản xuất (ấn phẩm, tài liệu …)

Giải trí.

Quà tặng.

Vận chuyển.

Khách sạn.

Các dịch vụ liên quan đến hội nghị.

Những người mà theo đuổi nghề tổ chức sự kiện hay event planner thường đến từ rất nhiều chuyên môn và ngành nghề đào tạo khác nhau. Nhưng nhiều nhà tuyển dụng thích các ứng viên có bằng cử nhân về quản lý nhà hàng khách sạn, quản trị kinh doanh, marketing, quan hệ công chúng và truyền thông.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện và giải pháp cho yếu tố âm thanh

Tổ chức sự kiện và giải pháp đối phó với yếu tố thời tiết

Tổ chức sự kiện và những rắc rối phát sinh

Đi tìm ý tưởng tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện “ Hội nghị khách hàng”  theo phong cách Barbecue

Nguồn: netmedia.com.vn