Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Ngày 16/09/2013, công ty tổ chức sự kiện Netmedia phối hợp cùng Công ty Cổ Phần thời trang Kowil tổ chức chương trình “Winny – Ra mắt bộ sưu tập thời trang Thu Đông 2103″ tại Grand Plaza. Tại sự kiện này, Winny giới thiệu với khách hàng và những đối tác thân thiết những mẫu thiết kế mới cho mùa Thu Đông năm nay.

Một số hình ảnh về chương trình:

Nhóm người mẫu Venus trình diễn bộ sưu tập thời trang Thu đông 2013 trong buổi lễ ra mắt:

Tags: cong ty to chuc sư kien,công ty tổ chức sự kiện

“Làm dâu trăm họ” là cụm từ chính xác nhất dùng để miêu tả về nghề tổ chức sự kiện event. Một nghề đòi hỏi sự năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức và biết cách xoay sở tình thế, ứng phó trong mọi hoàn cảnh.

1. Nghề “làm dâu trăm họ”

Điều cốt lõi của nghề tổ chức sự kiện, event chính là ý tưởng. Ý tưởng như một sợi chỉ xuyên suốt chương trình và chính vì lẽ đó cho nên “Ý tưởng là ưu tiên số 1″ – đó là khẳng định của những ai làm event.

Chắc hẳn bạn sẽ nhàm chán nếu tham dự dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm mà bạn sẽ không được tham gia một trò chơi hay chương trình hấp dẫn nào cả. Vì thế, người làm nghề tổ chức sự kiện event là người cần lên kế hoạch cho những chương trình này.

Muốn có được một chương trình event “độc nhất vô nhị” phải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì? Sau đó, họ phải tự đặt cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lên kế hoạch “tác chiến”.

Cũng không phải ngẫu nhiên khi người ta ví làm event như làm dâu trăm họ. “Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình làm event cho mấy em vui , hạnh phúc,cho mấy em cảm nhận được sự quan tâm của all mọi người dành cho mà còn là để mấy em sống lại với những cảm xúc và những cảm xúc đó sẽ được mấy em nhớ một cách rất sâu sắc. Vì chính bản thân các em cũng có những suy nghĩ rất sâu sắc đôi khi rất bất ngờ đối với các anh chị TNV”

2. Nghề của những áp lực công việc

Nghề nào cũng có những áp lực riêng, và nghề tổ chức sự kiện event lại là nghề có áp lực cao nhất. Người tổ chức event không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt món ăn, đón khách… mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối.

Một thành viên của nghề tổ chức sự kiện event cũng đã chia sẻ: “Mọi thứ tưởng chừng đâu đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi tiền trạm, bọn mình nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó. Thế nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0″.

Thêm nữa, event còn là “đi trước về sau”. Bạn phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại “chiến trường” thu gom những cái “sáng tạo” của mọi người. Làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình.

3. Yếu tố để trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện event

Nếu bạn đã từng hằng mơ ước trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, bạn cần hội tụ đủ những yếu tố sau đây:

Biết đánh giá kỹ năng bản thân: Trước khi bạn muốn rũ bỏ công việc hiện tại để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, việc cần làm trong lúc này là bạn phải đánh giá một cách trung thực những kỹ năng hiện có của bạn để bảo đảm cho việc bạn có thể thành công khi trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện hay không.

Một chuyên gia tổ chức sự kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú và những kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Công việc tổ chức sự kiện chủ yếu hướng về công chúng. Vì vậy, muốn trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thành công thì phải biết lắng nghe những điều từ phía khách hàng muốn, phát triển mối quan hệ và đàm phán với khách hàng.

Biết cách tạo kinh nghiệm trong tay: Kinh nghiệm bạn xây dựng nên cho việc tổ chức sự kiện từ các lớp học, sách vở hoặc internet. Ngoài ra bạn cũng có thể học thông qua kinh nghiệm cá nhân. Học cách làm việc, tổ chức vui chơi theo nhóm sẽ là cơ hội tốt giúp bạn bồi bổ kinh nghiệm của bản thân. Đây cũng là một cách tốt để tạo ra mối quan hệ cộng đồng giúp bạn vun đắp cho công việc mới khi bạn đã sẵn sàng.

Bạn cũng có thể tự nguyện tham gia những sự kiện tổ chức tại công ty bạn đang làm việc. Nếu công ty của bạn có bộ phận PR, đây là một bộ phận ít nhân viên nhưng rất quan trọng, bạn nên đề nghị giúp đỡ họ. Bạn sẽ được học hỏi một công việc mới trong lúc vẫn đang làm công việc của mình.

Học cách làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê: Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê sẽ cho bạn những mối quan hệ vô giá chuẩn bị cho thành công trong tương lai. Bạn có thể liên hệ các khách sạn và khu nghỉ mát, các tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, các câu lạc bộ thể thao ngoài trời và thậm chí cả những khu vui chơi giải trí như công viên… là những nơi thuê các chuyên gia tổ chức sự kiện.
Lập kế hoạch cho việc tổ chức sự kiện: Khi bạn bắt đầu cho công việc của mình, bạn nên cân nhắc kỹ về hình thức tổ chức sự kiện nào mà bạn muốn lập kế hoạch. Nếu bạn có khả năng thu hút sự chú ý của công chúng thì bạn có thể tham gia các tổ chức từ thiện hoặc các lễ hội. Nếu bạn thích tổ chức chung theo một nhóm thì bạn có thể chọn tổ chức các cuộc họp, hội thảo hoặc tương tự như vậy.
Phát triển mối quan hệ với khách hàng: Hầu hết các mối quan hệ đều quan trọng, và bạn sẽ tổ chức sự kiện với những khách hàng của mình. Đó là những công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho sự kiện như những người chủ khách sạn, những người buôn bán hoa, công ty cung cấp trang thiết bị, nhà nhiếp ảnh…

Hãy nghiên cứu thông tin từ mỗi doanh nghiệp mà bạn tiếp xúc để đưa ra mức giá phù hợp cho việc tổ chức. Lịch sự và nhã nhặn với nhân viên của họ. Luôn làm theo phần nào những ý tưởng của họ và không tiếc lời cảm ơn đến họ. Tạo ra mối quan hệ tốt, bạn sẽ có được nhiều khách hàng.

Tags: to chuc su kien, tổ chức sự kiện

Nhiều người đã ví von rằng công việc tổ chức sự kiện như trò chơi ghép hình mà người chơi chỉ thành công khi ghép hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết thành một bức tranh hoàn chỉnh.

Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR. Theo báo cáo nghiên cứu thị trường của FTA, các hoạt động dịch vụ hỗ trợ phát triển thương hiệu được sử dụng thường xuyên nhất ở Việt Nam là: quảng cáo và tổ chức sự kiện (sử dụng ngang bằng); tiếp theo là PR; nghiên cứu thị trường và e-marketing.

Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau, mỗi loại sự kiện lại có những mục đích, vai trò khác nhau trong chiến lược chung của công ty. Tuy nhiên, đối với bất kì loại hình sự kiện nào muốn thành công vẫn phải tuân theo một quy trình tổ chức sự kiện và những cách thức tổ chức sự kiện nhất định:

2.1 Requirements study (Thấu hiểu yêu cầu khách hàng)

Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief, căn cứ vào bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện bản brief, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau:

a. Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)
b. Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
c. Khách tham dự là những ai?
d. Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
e. Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
f. Ngân sách là bao nhiêu?
g. Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì?

2.2 Brainstorming (Suy nghĩ ý tưởng)

Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal, là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

2.3 Event design (thiết kế sự kiện)

Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:
Địa điểm tổ chức.
Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình.
Chủ đề (theme/concept) của chương trình.
Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao.

2.4 Planning (Lên kế hoạch tổ chức)

Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Công ty sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề như:

Ngân sách.
Nguồn nhân lực thực hiện.
Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
Vận chuyển như thế nào.
Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

2.5 Execution (Tiến hành thực hiện)

Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài (outsourcing) một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động…Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.

2.6 Set up (Dàn dựng chuẩn bị)

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

2.7 Finish (Kết thúc sự kiện)

Các bước tổ chức sự kiện, luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.

Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Tags: to chuc su kien,cong ty to chuc su kien

Kỹ năng Tổ chức sự kiện

Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết của những người làm công việc tổ chức sự kiện.

“Ý tưởng là ưu tiên số 1″ – đó là khẳng định của những ai làm cho công ty sự kiện. Dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng.
Muốn có được một chương trình event “độc nhất vô nhị” phải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì? Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức?

Áp lực công việc

Người tổ chức sự kiện không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt món ăn, đón khách… mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối. Chị Trang – một nhân viên của một công ty tổ chức sự kiện đã chia sẻ: ”Mọi thứ tưởng chừng đâu đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi tiền trạm, bọn mình nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó. Thế nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0″.
Bên cạnh đó, người làm event còn là “đi trước về sau”. Bạn phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại “chiến trường” thu gom những cái “sáng tạo” của mọi người. Làm tổ chức sự kiện đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình.

Là một công việc khá vất vả và đòi hỏi người làm sự kiện phải có những kỹ năng tổ chức sự kiện nhất định, tuy nhiên không thể phủ nhận đây là một công việc hết sức thú vị và ngày càng được nhiều bạn trẻ yêu thích.

Tags: to chuc su kien, cong ty to chuc su kien

Là một công việc đòi hỏi sự sáng tạo, tuy nhiên, nó vẫn đi theo những lộ trình nhất định. Dưới đây là các bước tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo để làm bản kế hoạch cho sự kiện bạn sắp tổ chức.

Mục đích, đối tượng và mục tiêu

Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện. Mục tiêu chính là những điều bạn hoặc khách hàng đề ra và mong muốn đạt được sau khi sự kiện kết thúc. Mục tiêu đó có thể là quảng bá thương hiệu, tìm kiếm đối tác, tìm kiếm khách hàng,… Việc xác định mục tiêu sẽ giúp bạn có kế hoạch để đưa ra mức chi phí phù hợp cũng như đánh giá được mức độ hiệu quả của sự kiện để làm cơ sở cho những lần tổ chức sau.

Xác định mục đích của sự kiện. Mục đích của sự kiện là gì? Để khánh thành tòa nhà, khai trương khách sạn, ra mắt sản phẩm hay hội nghị khách hàng? Bạn cần xác định rõ mục đích của sự kiện để từ đó có những chuẩn bị phù hợp với từng mục đích.

Xác định nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu. Một sự kiện được tổ chức nên nhắm đến một số đối tượng khách hàng nhất định, hay còn gọi là khách hàng tiềm năng. Việc xác định đối tượng khách hàng này giúp bạn có sự chuẩn bị nội dung cho sự kiện tốt hơn và phù hợp hơn với nhóm khách hàng đó. Theo đó, hiệu quả của sự kiện sẽ cao hơn.

Sau khi xác định được những điều trên, bạn hãy làm theo những bước tổ chức sự kiện sau đây để có được một sự kiện thành công.

1. Chi phí

Bạn nên tính toán chi tiết những chi phí cần bỏ ra dựa trên mục tiêu tổ chức sự kiện. Nên nhớ, chi phí phải hợp lý so với hiệu quả mà sự kiện mang lại.

2. Nhân sự

PG đón tiếp khách mời.
MC dẫn chương trình
Đội ngũ nhân viên trong từng hoạt động.

3. Địa điểm tổ chức

Chọn địa điểm dựa trên nhiều tiêu chí như giao thông, sức chứa, chi phí,…
Tham quan và khảo sát địa điểm để có quyết định đúng đắn nhất.
Ký hợp đồng với bên cho thuê địa điểm.

4. Báo chí truyền thông

Thông cáo báo chí trước sự kiện để PR.
Mời đại diện của các báo chí có liên quan và có thể đưa tin về sự kiện được tổ chức.
Chuẩn bị người chụp ảnh, quay phim và cung cấp thông tin cho báo chí trước và sau sự kiện.

5. Thuyết trình

Chọn người thuyết trình.
Chọn trang phục thuyết trình.
Chọn chủ đề thuyết trình.
Chuẩn bị nội dung cho bài thuyết trình.
Chuẩn bị quà tặng cho người thuyết trình.

6. Tài liệu

Chuẩn bị thư mời và thư cảm ơn cho các đơn vị tài trợ, báo chí truyền hình, khách mời, khách hàng,…
Chuẩn bị Brochure cho khách mời.
Chuẩn bị kịch bản chương trình vắn tắt cho khách mời trong trường hợp khách mời có nhu cầu muốn xem trước nội dung chương trình.

7. Kỹ thuật

Âm thanh.
Máy chiếu.
Micro: có dây, không dây, dự phòng.
Loa, ampli.
Âm nền trong lúc chờ.
Ánh sáng.
Các hình ảnh và video trình chiều trong sự kiện (Video, PowerPoint, Flash).
Máy quay, máy ảnh.

8. Quà tặng

Chuẩn bị quà tặng cho đơn vị tài trợ, đại biểu, khách mời, khách tham dự vãng lai.
Quà tặng có thể là: sản phẩm, kỉ niệm chương, chặn giấy có in thương hiệu, hiện kim, voucher (thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi).

9. Trang trí

Hoa cài áo cho khách tham dự.
Hoa trang trí địa điểm.
Hoa tặng người thuyết trình.
Backdrop.
Thẻ đeo cho ban tổ chức và khách tham dự.
Bangron chào mừng.
Bàn tiếp tân.
Sơ đồ bàn ghế (nếu có)

10. Tiệc trà

Chọn hình thức tiệc: buffe, đứng, tập trung, tại bàn,…
Chọn đồ uống.
Chọn đồ ăn nhẹ và hoa quả.

11. Thủ tục và giấy phép hành chính

Xin giấy phép của Sở văn hóa thông tin và Du lịch.
Làm việc với chính quyền địa phương nơi diễn ra sự kiện.
Làm việc với lực lượng công an, cứu hỏa và dân phòng tại chính quyền địa phương.

Vậy là bạn đã có một bản kế hoạch khá chi tiết về các bước tổ chức sự kiện. Sau khi sự kiện kết thúc bạn nên làm thêm một bản báo cáo kết quả sau sự kiện để rút kinh nghiệm của những lần tổ chức sau.

Tags: cong ty to chuc su kien,công ty tổ chức sự kiện

Để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và thành công, đòi hỏi rất nhiều nỗ lực và cố gắng. Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm… Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó mang lại. Ngày nay, hiểu được tầm quan trọng và hiệu quả rõ rệt mà công tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mang lại, thì tổ chức sự kiện đang là lựa chọn hàng đầu cho việc quảng bá và xây dựng thương hiệu của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp và thành công không phải là một điều đơn giản, nó đòi hỏi ở người tổ chức nhiều kĩ năng khác nhau. Tuy nhiên với kinh nghiệm và sự hiểu biết của mình, chúng tôi xin được chia sẻ 10 bí quyết để tổ chức thành công một sự kiện:

1. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và thành công là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường.
Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.
2. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là một thành phần không thể thiếu trong chiến lượctiếp thị hỗn hợp

Hãy xem việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư.
Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Mức độ thành công và chuyên nghiệp của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu.
Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.

4. Đặt mục tiêu cụ thể

Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

5. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không phải là một công cụ tiếp thị đa năng

Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương.
Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của công ty sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.

7. Quảng bá sự kiện chuyên nghiệp

Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia
Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự

8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ

Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác.

9. Nhân lực là yếu tố quan trọng

Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin.
Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên trong công ty tổ chức sự kiện để có thể giao tiếp tốt với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.

10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh

Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.
Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.

Tags: công ty tổ chức sự kiện, cong ty to chuc su kien

Nhắc đến tổ chức sự kiện event, đa phần chúng ta hình dung đó là một nghề thỏa mãn được óc sáng tạo, sự đam mê, năng động và luôn có những trải nghiệm mới thú vị.
Không ít các bạn trẻ được hòa mình vào những sự kiện đặc biệt Heineken Countdown Party, Soundfest… và ước ao trở thành một thành viên của Ban tổ chức. Tuy nhiên, để có được ánh hào quang rực rỡ, ít ai biết rằng dân “event’ phải trải qua những cuộc cân não căng thẳng, từ khâu lên ý tưởng, thiết kế hình ảnh, quản lý chi phí đến lập kế hoạch thực hiện và triển khai thực tế

.
Quản lý sự kiện là gì?

Có nhiều cách hiểu thế nào là sự kiện tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của người trong nghề. Người làm marketing coi event là một công cụ below-the-line hữu ích giúp thương hiệu “giao tiếp” với những khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác và ấn tượng nhất. Người làm công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo… nhìn nhận sự kiện là kết quả cuối cùng của một chuỗi các công việc hậu cần hướng đến việc thỏa mãn sự kỳ vọng của người tham dự…
Quản lý sự kiện thường bao gồm các bước: nghiên cứu thương hiệu, xác định đối tượng mà sự kiện hướng tới, đề ra mục tiêu của sự kiện, phát triển ý tưởng chủ đạo, lập ngân sách và kế hoạch triển khai, chuẩn bị logistic, nhân sự và các yếu tố kỹ thuật để thực hiện chương trình, tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khác giúp kéo dài hiệu ứng của sự kiện đó.

Một sự kiện được tổ chức

Tố chất của người làm sự kiện event

Những tố chất cơ bản của người làm sự kiện có thể kể đến là óc tổ chức tốt, năng động, sáng tạo, kỹ năng làm việc nhóm tốt, cẩn thận đến từng chi tiết, có sức khỏe tốt và đam mê cháy bỏng với nghề. Ngoài những tố chất trên, muốn đạt được thành công, người làm sự kiện cần có óc quan sát. Mọi chi tiết trong cuộc sống dù là nhỏ nhất đều có thể trở thành tư liệu đáng quý cho một sự kiện trong tương lai và đôi khi lại trở thành ý tưởng mấu chốt làm nên một chương trình mới lạ, độc đáo.

Tuy nhiên, để bền lâu với công việc này, người làm tổ chức sự kiện event còn phải tôi luyện cho mình tinh thần thép để giữ được bình tĩnh và sáng suốt ứng phó với mọi sự cố bất ngờ. Một sự kiện thành công phải là một chương trình diễn ra “nuột nà” từ đầu đến cuối mà người tham dự không thể nhận ra những rắc rối nơi hậu trường, như một vũ công vẫn phải nhảy múa sao cho khán giả không thể nhận ra cô đang bị đau chân vậy.

Tổ chức sự kiện evnet: Nghề cân não

Để có được một sự kiện “chất”, người làm tổ chức sự kiện ngoài việc cần có những yếu tố mang tính lý thuyết như sức khỏe, kỹ năng, kiến thức… còn rất cần một “tinh thần thép” hay ngắn gọn là “cân não”. Vậy cân não ở những giai đoạn nào?

Lên ý tưởng: ý tưởng cho một chương trình không phải dễ mà có. Ngoài những phút xuất thần, thì người làm tổ chức sự kiện phải rèn luyện kỹ năng suy nghĩ và khái quát ý tưởng nhanh (brainstorm), tức là phải phân tích mọi ý nghĩ lóe lên trong đầu. Rất nhiều khi phải trăn trở với ý tưởng, mất ăn mất ngủ mà chưa chắc đã ra được “đứa con tinh thần” như ý.

Người làm nghề phải là người luôn tìm thấy cảm hứng trong công việc, vì những sáng kiến chỉ nảy sinh khi có cảm hứng. Cảm hứng cộng với một chút liều lĩnh dựa trên nền tảng là những kiến thức vững chắc về marketing, am hiểu tâm lý khán giả, thái độ cầu thị và luôn làm mới mình sẽ là những yếu tố nền tảng cho một ý tưởng đột phá.

Bao nhiêu việc và người liên quan đến khâu: cắt băng khai mạc?

Bài toán về cost-effective… đau đầu không ít nhà tổ chức sự kiện.

Các sự cố không mời mà đến trong quá trình thực hiện như những “cơn đau tim” vậy. Tổ chức sự kiện event nghĩa là có sự tham gia của nhiều người và bất kỳ sự cố nào cũng có “nguy cơ” ảnh hưởng đến nhiều người và bạn cũng hiểu hiệu ứng đám đông có sức mạnh như thế nào? Dù cả ekip đã nỗ lực hết sức cho một sự kiện nhưng vẫn không thể tránh khỏi một vài sự cố. Vậy cân não là để tìm ra hướng giải quyết thỏa đáng nhất, tốt nhất. Để có được hướng giải quyết hợp lý, bạn cần kinh qua nhiều trải nghiệm khác nhau để rút ra bài học chứ không chỉ đơn thuần là cố gắng suy nghĩ.

Thật khó để bạn trẻ có thể vừa trau dồi tri thức, vừa phải học cách vượt qua những áp lực này. Tuy nhiên, mỗi công việc đều có một đặc thù riêng và nếu đã yêu nghề và quyết tâm với nghề, bạn phải luôn nỗ lực trau dồi, cập nhật bản thân. Vượt qua những áp lực này, người làm sự kiện giành được vinh quang riêng mà ít nghề nào có được, nó được ví như cảm giác chinh phục đỉnh Everest.

Tags:tổ chức sự kiện,to chuc su kien

(2Sao) – Sự kiện vấn được nhiều ngôi sao trong làng tiêu khiển tham dự trong tuần vừa qua là Lễ trao giải Style Awards lần thứ 10 tại New York.

Hãy cùng điểm qua một số phong cách thời trang được sao ưa chuộng:

1. Cara Santana

Nữ diễn viên người Mỹ tuyệt đẹp trong chiếc váy dạ hội màu đỏ được thêu hoa nổi tại Lễ trao giải Style Awards lần thứ 10 tại New York. Cara Santana chọn lọc ví cùng tông và trang sức màu bạc và phong cách điểm trang môi đỏ đậm đầy hấp dẫn.

2. Christine Teigen

Siêu mẫu người Mỹ dự sự kiện Lexus Design Disrupted Fashion tại New York, trong y phục váy dạ hội được thiết kế lệch vai gợi cảm và quyến rũ. Điểm nhấn của Christine Teigen là đôi sandal cao gót được đính sequin và thắt nơ đen duyên dáng.

3. Scarlett Johansson

Xuất ngày nay buổi công chiếu của bộ phim Under The Skin ở Liên hoan phim quốc tế Venice lần thứ 70, nữ diễn viên và ca sĩ người Mỹ gây ấn tượng với chiếc đầm màu đen khoe vòng một gợi cảm và hút. Phong cách của Scarlett Johansson trở nên trải qua hơn nhờ chiếc dây chuyền đính đá quý và kim cương.

4. Yuval Scharf

Nữ diễn viên người Israel trổi trên thảm đỏ tại buổi công chiếu của bộ phim Ana Arabia ở Liên hoan phim quốc tế Venice lần thứ 70, với chiếc váy dạ hội màu đen mang phong cách cổ điển. Chiếc váy được thiết kế với kiểu vai bồng và lớp cánh phía sau.

5. Joanne Froggatt

Nữ diễn viên người Anh xuất hiện tại buổi công chiếu của bộ phim Still Life ở Liên hoan phim quốc tế Venice lần thứ 70, trong trạng phục váy ngắn bồng xòe màu đỏ nổi bật và trẻ trung. Joanne Froggatt rất tinh tế khi tuyển lựa dây dây lưng và giày cao gót màu đen để tạo điểm nhấn cho phong cách của mình.

6. Kate Upton

Siêu mẫu trẻ tuổi người Mỹ tham gia Lễ trao giải Style Awards lần thứ 10 tại New York, trong trang phục váy bó màu đen. Chiếc váy được thiết kế với kiểu cổ chữ V xẻ sâu cùng đường xẻ đính ren mỏng phần chân váy, giúp Kate Upton khoe những phần gợi cảm trên cơ thể.

7. Ariana Grande

Xuất ngày nay Lễ trao giải Style Awards lần thứ 10 ở New York, nữ diễn viên người Mỹ vô cùng trẻ trung và đáng yêu trong chiếc váy xếp nếp màu trắng được đính họa tiết hoa màu xanh nhạt. Ariana Grande lựa chọn cho mình đôi giày cao gót màu nude tạo nên nét tương phản với chiếc váy.

8. Rosie Huntington-Whiteley

Nữ diễn viên và siêu mẫu người Anh tham gia Lễ trao giải GQ Men of the Year Award 2013 tại London, trong chiếc váy bó màu trắng khoe vòng eo 'con kiến' gợi cảm. Rosie Huntington-Whiteley chọn lọc đôi giày cao gót sequin màu bạc.

9. Emma Watson

Emma Watson gây ấn tượng mạnh khi tham gia Lễ trao giải GQ Men of the Year Award 2013 tại London khi diện crop top được thiết kế rất lạ mắt.

10. Heidi Klum

Siêu mẫu người Đức và Mỹ lộng lẫy và gợi cảm trong chiếc đầm đuôi cá chất liệu sequin tại sự kiện Project Runway Spring 2014 ở New York. Heidi Klum tuyển lựa phong cách điểm trang thiên nhiên và kiểu tóc dài duyên dáng.

11. Christie Brinkley

Siêu mẫu và diễn viên người Mỹ dự Lễ trao giải Style Awards lần thứ 10 tại New York, trong chiếc váy ren hoa màu xám ôm sát đường cong cơ thể. Christie Brinkley lựa chọn chiếc túi đeo màu đen cùng trang sức màu bạc để điểm tô thêm cho phong cách của cô.

12. Kerry Washington

Nữ diễn viên người Mỹ tham gia sự kiện Project Runway Spring 2014 ở New York, với chiếc váy ngắn họa tiết hoa nhiều màu sắc được thiết kế với kiểu cổ sâu gợi cảm. Điểm nhấn của Kerry Washington là đôi giày cao gót màu đỏ trổi.

Kim Bình (Theo ST)

tổ chức sự kiện

LHP Venice, một trong những sự kiện được đợi mong nhất của nghệ thuật thứ bảy, là nơi tụ họp những ngôi sao điện ảnh lừng danh hào kiệt và xinh đẹp nhất. Hãy cùng Đẹp Online chiêm ngưỡng những bộ cánh tinh ranh và quyến rũ của các "nàng thơ".

Có mặt tại sự kiện lớn lần này cô đào Elisa Sednaoui quyến rũ và nữ tính trong chiếc đầm lụa ba màu hồng đen và đỏ của Stella McCartney.

Joanne Froggatt tự tín sải bước tại thảm đỏ của LHP Venice lần thứ 70.

Scarlett Johansson khá giản dị và kín đáo tại buổi giới thiệu bộ phim mới nhất của cô tại LHP Venice tại Ý vừa qua. Cô diện chiếc áo kẻ ngang hiệu Sonia Rykiel, quần âu cạp cao Roland Mouret, và đôi giày “peep-toes” điệu đà của nhãn Roger Vivier.

Sandra Bullock – một cái tên được nhắc đến khá nhiều tại LHP lần này. Sandra khoe đôi vai trần gợi cảm cùng vóc dáng quyến rũ trong mẫu thiết kế nằm trong BST Pre Spring 2014 của thương hiệu J. Mendel. Ngoài ra, cô còn khéo kéo kết hợp đôi hoa tai hiệu Martin Katz, chiếc clutch da và giày cao gót cá tính hiệu Roger Vivier để có được một bộ cánh tuyệt mỹ.

Khác với Sandra Bullock – nữ diễn viên San Virginie Ledoyen lại thể hiện sự tinh tế trong chiếc đầm dài phom rộng, tối giản nhưng cũng không kém phần gợi cảm.

nghe đâu những mẫu thiết kế mang sắc hồng của nhà thiết kế Stella McCartney được rất nhiều cô đào chuộng. Sophie Kennedy Clark cũng không ngoại lệ. Cô chọn cho mình chiếc đầm dài bằng vải lụa mềm mại cùng đôi giày cao gót màu nude.

Martina Gedeck, Virginie Ledoyen và Carrie Fisher – ba nữ diễn viên xinh đẹp vinh hạnh được ngồi vào ghế ban giám khảo của LHP lần này.

Eva Riccobono có mặt từ rất sớm tại buổi lễ khai mặc. Cô nàng đáng được ghi điểm cộng khi chọn mẫu đầm ren sang trọng và thứ hạng của nhãn hiệu Armani Privé.

Một lần nữa nàng thơ Eva Riccobono “xúng xính” trong chiếc đầm ren nhiều tầng hiệu Armani Privé.

phải các cô đào Eva Riccobono, Chiara Ferragni, Scarlett Johansson,…xuất hiện lộng lẫy và thu hút trong những chiếc đầm dạ hội, thì Rebecca Hall không mấy cầu kì khi chọn mẫu jumpsuit họa tiết của nhà thiết kế Christopher Kane, đi kèm là đôi sandals ánh kim được rất nhiều giáo đồ thời trang yêu thích.

Virginie Ledoyen đã trở thành một nàng thơ mong manh, gợi cảm và quyến rũ tại LHP Venice trong trang phục của Chanel.

Nữ diễn viên Cristiana Capotondi chọn cách riêng để diễn tả ngay trên thảm đỏ bằng một bộ đầm họa tiết bắt mắt của Valentino.

Vanessa Hessler “hở mà kín” trong bộ đầm ren màu đen được lót vải màu nude hết sức gợi cảm.

Cô đào Eva Riccobono cùng chung ý tưởng với nữ diễn viên Cristiana Capotondi khi chọn họa tiết hoa làm điểm nhấn cho trang phục – đây là một trong những mẫu thiết kế mới nhất của nhà mốt Valentino.

Diane Kruger đậm chất “quý bà” với bộ đầm nhung tím hiệu Alberta Ferretti.

Khác với những cô đào còn lại, Gia Coppola khá “chuẩn” với bộ đầm ôm khoe dáng một cách tinh tế. Đây cũng là một trong những mẫu thiết kế mới nhất của Christopher Kane.

Vượt xa hơn cả mong đợi, diễn viên Gia Coppola mang đến cho báo giới và người ái mộ một ấn tượng mới mẻ và cá tính trong một bộ suit đậm chất menswear.

Giorgia Wurth cổ điển và cao nhã trong chiếc đầm ôm bằng ren mang họa tiết hoả hồng quen thuộc.

Chiara Ferragni chưa bao giờ khiến các fan ngưỡng mộ của cô phải hoài nghi về độ “điệu đà” và tinh ý trong cách lựa chọn những bộ “độc nhất vô nhị” để xuất ngày nay một sự kiện lớn như thế này.

Có vẻ như Sarah Gadon rất được lòng báo giới bởi bộ đầm hồng nhạt cùng kiểu tóc, điểm trang nhẹ nhõm và lãng mạn.

Bài: Nancy D

Ảnh: Vogue, Chrissy Rutherford

Bạn ham mê thời trang, luôn cập nhật các tin tưởng và có nhịp tham dự sự kiện xung quanh lĩnh vực này? Hãy gửi về cho chúng tôi những bộ ảnh phong cách của các ngôi sao mà bạn chụp được. Bài được chọn đăng sẽ hưởng nhuận bút theo quy định chung của tòa soạn. Mọi thông báo xin gửi đến to chuc su kien chuyen nghiep

Dàn sao nhiều đời của Hà Thành đã cùng nhau góp mặt tại sự kiện mở màn Liên hoan phim Hàn Quốc lần thứ 2 tối qua (6/9) tại Hà Nội. Điều đặc biệt ở sự kiện này là sự xuất hiện của mỹ nam xứ Kim Chi - Lee Ki Woo.

Hoàn toàn đối nghịch với phong cách "cây trắng" tại sự kiện họp báo buổi sáng cùng ngày, mỹ nam Lee Ki Woo chọn gam màu đen hấp dẫn và bí hiểm cho y phục của mình. Và một điểm nhấn ham thích tại chương trình tối qua, trai đẹp của "Tiệm mì mỹ nam" đã phải mỏi tay kí tặng cho rất đông fan hâm mộ đã không sờn đứng giữa trời mưa đợi anh hàng tiếng đồng hồ.

Diệu Hương

Chi Pu

Á hậu Tú Anh

Tú Anh và Hà Min

Hải Anh

Hà Min và Phan Anh

Ngô Thanh Vân và Lee Ki Woo xuất hiện trong vòng vây người mến mộ

"Đả nữ điện ảnh Việt" cũng chọn gu thời trang "ton sur ton" với mỹ nam Hàn Quốc

Trai đẹp Lee Ki Woo mỏi tay kí tặng người mến mộ

Cận cảnh trai đẹp Lee Ki Woo tại buổi khai mạc tối qua

2 vị Đại sứ của LHP Hàn Quốc lần 2 ấn tượng với "cây đen"

Ngô Thanh Vân đằm thắm, qua

tổ chức sự kiện event Cặp đôi "trai tài gái sắc" này là tâm điểm để ý của sự kiện tối qua